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5 choses que vous devez savoir sur les systèmes téléphoniques d'entreprise et ce qu'il faut rechercher

Avant de vous lancer dans la recherche des meilleurs systèmes téléphoniques professionnels, voici quelques informations générales que vous devez savoir pour vous aider à prendre la meilleure décision pour vos besoins de communication professionnelle.

1. PBX sur site vs PBX hébergé

Pour la plupart, il existe deux types de systèmes téléphoniques professionnels PBX : sur site et hébergé. Un système téléphonique d’entreprise sur site nécessite que l’équipement encombrant soit stocké dans votre bureau et est généralement utilisé dans les grandes organisations. Il est conseillé aux propriétaires de petites entreprises d’utiliser des systèmes téléphoniques professionnels hébergés pour une expansion en douceur et une meilleure rentabilité.

2. Un équipement coûteux n’est pas toujours nécessaire

L’une des façons dont les systèmes téléphoniques professionnels permettent d’économiser de l’argent sur un PBX est de ne pas vous obliger à faire des achats de matériel coûteux. Avec BYOD (Bring Your Own Device), vous pouvez utiliser votre téléphone mobile ou continuer à utiliser vos appareils existants sans aucun problème. Les fils et les câbles ne sont pas non plus nécessaires car les systèmes téléphoniques professionnels PBX hébergés sont alimentés par votre connexion Internet.

3. Cela peut augmenter la productivité et aider à fidéliser la clientèle

Vous n’avez pas à vous soucier de laisser un message en passant par les lacunes. De nombreux systèmes téléphoniques professionnels ont mis en place des fonctionnalités telles que la continuité des appels et la messagerie vocale par e-mail pour vous assurer que vous restez toujours au courant de vos messages. Des fonctionnalités de réceptionniste cloud comme un répondeur automatique sont également disponibles afin que vous puissiez offrir une meilleure expérience client globale et satisfaire vos acheteurs.

4. Il améliore la flexibilité de l’espace de travail

Les systèmes modernes donnent aux utilisateurs la liberté de travailler de n’importe où. De nos jours, vous n’avez pas besoin d’avoir un bureau pour avoir un système téléphonique d’affaires ; Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet fiable et de l’électricité (sauf si vous utilisez un PBX par défaut et que vous travaillez directement depuis votre téléphone portable). Il est également facile d’agrandir votre équipe et d’ajouter des extensions, ainsi que de passer d’un emplacement à un autre grâce à une solution plug-and-play simple.

Lors de la recherche de systèmes téléphoniques professionnels, vous rencontrerez des fournisseurs allant de ceux qui existent depuis des décennies à certains qui ont émergé au cours des dernières années. Bien que nous saluons l’expérience, ce n’est peut-être pas toujours une bonne idée de choisir un fournisseur uniquement sur sa durée de vie. Optez pour un fournisseur axé sur les solutions d’affaires (certains fournisseurs vont jusqu’à mettre l’accent sur les petites et moyennes entreprises) pour s’assurer que vos besoins en communications d’affaires sont satisfaits. Découvrez leurs services et décidez s’ils ont ce dont votre entreprise a besoin ou non.

5. Tous les systèmes téléphoniques professionnels ne sont pas créés égaux

Comment un système téléphonique PBX peut profiter à votre entreprise
Ne vous laissez pas berner par les termes techniques discordants et la littérature que vous pouvez trouver sur les systèmes PBX. Contrairement à la croyance populaire, vous n’avez pas besoin d’être un expert en technologie pour apprendre à faire fonctionner un système PBX. Si vous achetez un appareil auprès d’un fournisseur, vous recevrez très probablement un téléphone préconfiguré et prêt à l’emploi dès son arrivée. Cela permet de simplement brancher l’appareil et de commencer à passer des appels avec pratiquement aucune configuration. Les câbles et les fils ne sont pas nécessaires avec un système PBX hébergé, vous n’avez donc pas à vous soucier des frais d’installation et des temps d’arrêt.

Tous ces avantages mènent à une chose : plus d’économies. Sans coûts d’installation ni matériel coûteux, vous pouvez utiliser le temps et l’argent que vous économisez et les réinvestir dans votre entreprise. Pour faire encore plus d’économies, vous pouvez choisir un système téléphonique PBX virtuel qui vous permet de gérer votre entreprise à partir de votre téléphone mobile en utilisant votre numéro de téléphone professionnel. C’est la simplicité et le professionnalisme que de nombreux entrepreneurs recherchent sans le coût d’un grand fournisseur de système téléphonique PBX.

Fonctionnalités du système téléphonique pour petites entreprises à surveiller
Si vous recherchez des restrictions imposées par les systèmes PBX téléphoniques professionnels, cela dépendra de votre connexion Internet pour fonctionner. Tant que vous utilisez un fournisseur d’accès Internet fiable, votre système fonctionnera toujours ; Cependant, de nombreux systèmes téléphoniques professionnels PBX offrent la possibilité de transférer vos appels vers un appareil externe, tel que votre smartphone. Il s’agit d’une fonctionnalité de sécurité supplémentaire qui donne aux propriétaires d’entreprise la tranquillité d’esprit en sachant qu’ils ne manqueront pas une opportunité, quelles que soient les circonstances imprévues. Tout comme cette fonction de transfert d’appel simple, il existe de nombreux services au sein d’un système téléphonique pour petite entreprise qui peuvent sauver votre entreprise.

L’enregistrement des appels est un excellent moyen de conserver des enregistrements audio, assurez-vous simplement de suivre les lois de votre état concernant l’enregistrement audio. Il est utile avec des industries telles que les agences de voyage et les cabinets médicaux en cas de mauvaise communication ou d’accident impliquant l’échange d’informations par téléphone. Il s’agit d’une méthode permettant de respecter les normes de conformité pour certaines industries et a été un outil essentiel pour les propriétaires d’entreprise qui comptent sur la tenue de registres à des fins de responsabilisation et de formation.

Simplifiez facilement l’expérience d’appel de vos clients avec un répondeur automatique et une liste d’appelants personnalisée. Ces deux fonctionnalités fonctionnent ensemble pour fournir à l’appelant des informations pertinentes, telles que de nouvelles promotions ou des modifications à venir de vos heures de bureau, et les diriger vers les personnes à qui ils doivent parler. Vos appelants apprécieront les mises à jour et leur expérience positive les encouragera à recommander votre service à d’autres.

En général, restez simple. Vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes les cloches et de tous les sifflets qu’un grand fournisseur pourrait offrir, alors assurez-vous de comprendre les besoins de communication de votre entreprise. Recherchez des systèmes téléphoniques professionnels qui réduisent les maux de tête, et non les augmentent.

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